報告してほしいことと、報告しなくていいことを明確にする

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「なぜ報告しないのだ!」
「俺は聞いていないぞ!」

どこの職場でも聞こえてきそうな言葉です。会社組織の中では、報告は無くてはならない重要なこととされています。

報告とは、上司からの指示に対して、仕事の経過や結果を知らせることです。「完了しました」、「ここまで進んでいます」、「途中でこんな問題が発生しました」などの言葉で表されます。これがないと上司は自分の指示したことがしっかり進んでいるのかがわかりませんから、自分の事が進まなくなります。報告の大事さは部下を持って指示を出すようになると、よりわかるのではないでしょうか。

 

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私の職場では、報告ができていない人がおり、その上司は報告してこないことをよく叱っていました。それが繰り返されると、さすがにその人も報告をしっかりとするようになっていきました。

するとしばらくして、その上司がこんなことを言っていました。

「報告してほしいことは報告が無く、別に報告してほしくないことは報告があるなぁ。」

部下からすると、その線引きがどこにあるのかわからないようでした。報告しろ報告しろと言われているのだから、なんでも報告しておけという気持ちになります。自分で考えなくなってしまい、とにかく上に報告して見てもらえばいいやという気持ちになります。そして、なんでも報告していると、上司からはそんなこと自分で考えろと言われてしまいます。

 

上司は部下に「○○してほしい」と思うことを、部下がわかるように伝える必要があります。ちゃんと伝えていないのに、できていなかったときに怒鳴りつけたり、過剰に報告することに怒ったりするのは間違っています。

一方、部下も上司からの説明が少なくても、言いたいことを理解できるように努めなくてはいけませんし、自分の頭で考える必要もあります。考えた上でわからなければ、質問をすべきです。報告の問題に関して次の2つのことを実践してみてはどうでしょうか。

 

1.報告ルールを定める

順調に仕事が完了したのであれば、部下は進んで報告するでしょうから、報告が無いじゃないかと上司が怒るのは、たいがい仕事が順調に進んでいない時や、問題が発生した時です。どのようなことがあったら報告が必要か、どういうときに報告しなくていいか、以前と同じ○○があった場合は報告しなくていいからこのように処理するなど、問題発生時などの報告ルールを定めてしえば、部下も報告すべきことと、自分で考えてやることがわかるのではないでしょう。

 

2.部下に権限を渡すことです。

部下の判断で行ってよいことであれば、それを伝えて権限を渡すべきです。上司が必要以上に権限を持っていて、細切れの仕事や上司が途中まで進めた仕事を部下がするとなると、部下はいちいち細かいことまで報告や確認をしないといけなくなり、仕事のスピードは遅くなるばかりなのです。1から10まで管理したがるのでなく、目的を達せられるのであれば、仕事のやり方は部下に任せてしまいます。権限を渡してもいいものは渡してしまえば、報告がないぞと騒ぐこともなくなりますし、仕事のスピードが上がります。

 

 
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