パソコンを使い倒して作業スピードを上げる

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私たちが行っている多くの仕事で、パソコンを使用するのが前提になっていますね。特に事務系の仕事であれば、パソコンで使用している時間がほとんどの人が多いでしょう。これはつまり、パソコン機能をどれだけ活用できているかによって、仕事のスピードが変わってくることになります。

仕事で最もよく使われるソフトであろうエクセルの話をしましょう。

事務の仕事するのであれば、エクセルを使用しない方はほとんどいないと思いますが、エクセルのソフトを開いたときに上部に表示されるツールバーにはどのようなものがあるか知っているでしょうか。またエクセルの関数にはどのようなものがあるか知っているでしょうか。

知っているのと知っていないのでは、作業スピードに大きな差が出てきます。指でキーボードを何度も打ち続けている入力が、関数を一つしていれば一瞬で出来てしまうことがあります。

例えば、「全角で入力された数字のデータを全て半角にしたい」というとき、ASC関数を使用すれば一瞬でできてしまいますね。ASC関数を知らない場合、またそういった関数が無いかな?と考えない場合は、一つ一つ手入力をして、全角数字を半角数字に直すという方法をとるわけです。データ量が膨大であれば、相当な時間がかかりますし、データ量が少なくてもそのようなことを何度も繰り返していれば大変な時間になります。

この話に関して、そんな関数は知っているよと思われるかもしれませんが、その他にも仕事を早く処理するための機能というのは無数にありますから、まだまだ知らないこともたくさんあるはずです。

また、自分は知っていても周囲の人はどうでしょうか?パソコンをたまに使用するくらいで使い慣れていない方、年配の方でパソコンが苦手な方など、簡単にできてしまう機能ややり方があっても、時間をかけて人手でパソコン作業を行うなどしていることがあります。そのような方に、パソコンスキルを習得しているあなたがもっとよいやり方教えてあげれば、その方の作業スピードは上がります。その空いた時間であなたの仕事の一部を手伝ってもらえれば、あなたの仕事も早く終わるようになります。

大事なのは、全ての機能を知っている事ではなくて(知っているにこしたことはないですが)、作業する前にいったん立ち止まり、これを自動で行ったりもっと楽にできる方法はないか、そういった機能がないかを考えることです。

考えるというより、この作業が早くできる機能は無いかな?と疑問を持てばよいだけです。その疑問をインターネットの検索ボックスに入れれば、答えはすぐに出てきます。

たとえば、エクセルの数字データを修正するときの話で、「0」の欄を「0」でなくて空白にしたいという時、手で1個1個「0」を消していくと時間がかかりますよね。

ここで、その作業を始める前に、文字を変える事ができる機能は無いかな?と頭に浮かんでくるかどうかです。浮かんできたのなら、インターネットで「エクセル 文字 変える 一瞬」の言葉で検索してみてください。置き換え機能について表示されるはずです。置き換え機能を使えば、一瞬ですべての「0」の項目を空白にすることができます。何度か使用していれば自然と頭の中にも入って、検索して調べなくても使用できるようになるはずです。

必ずしも答えを知っている必要は無く、こういったことできないかな~?と思うことが大切です。

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