エクセル関数を使いこなす

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事務仕事をする人であれば、だれでもエクセルを使用していると思います。

いくつかの関数も既に使っていると思いますが、知っている関数は10個くらい、という方でしたら、関数をもっと知って使いこなすことで、仕事のスピードアップにつながるはずです。エクセルの機能を最大限活かしているという方は多くないと思います。

エクセルでの作業は、メインどころの関数を覚えたら、だいたいできてしまいます。だいたいできてしまうがゆえにずっと同じやり方で作業をし続けてしまったり、エクセルの他の機能や関数を知らないままになっている方が多いでしょう。

意識的に知ろうとしないと、まだ知らない使える関数を知ることはないということです。

ですから、一度どんな関数があるのか全て見てみることをおススメします。エクセルのツールボタンから一覧を全て見るのもいいですし、エクセル関数の本を買ってきて全ページ見るのもいいでしょう。

「こんな関数があったんだ」

と、新たな発見、これは使えるなと思う関数があるはずです。

自分の仕事をイメージして、少しでも役立ちそうな関数は覚えてしまいましょう。覚えきれなければ、関数のスペルや引数の指定の仕方をきっちり覚えなくてもいいので、「こんな感じのことができる関数があったな」と頭に入れておいてください。

スペルはなんとなくでも覚えていれば、すぐ調べられますし、スペルがわからなくてもネットで「○○を行う関数」といった具合で検索すれば、必要な関数の情報が出てきますので、それを見て使用すればいいのです。仕事で何度か使用していれば覚えてしまいますし、あまり使用しない関数でも、調べられるので、○○することができる関数があるとわかっていればいいでしょう。

私の職場での話です。ある人がエクセルでコピー&ペーストか何かの作業を繰り返しているようで、カタカタ、カタカタ、カタカタ、と同じリズムでキーボードを叩く音が聞こえてくることがあります。

それはおそらく、関数やその他の機能を使用すればすぐに終わらせることができる作業だろうなと思います。(コンピュータは繰り返しの仕事に強いのです。)

自分がエクセルで仕事をしていて、めんどくさいなあと思う作業があったらそのまま作業を続けるのではなく、「関数でできないかな?」と疑問を持つことです。もっと早く楽にできる方法ないかな、と考えることです。エクセル関数の話だけに限りませんが、今のやり方を盲目的に続けるのでなく、疑問を持ったり、もっと良いやり方はないかと意識をもつことが大事なポイントだと思います。

こういったことができる関数があれば、この作業はすぐできるなと考えることが大事です。検索して関数を使用する。使用すれば頭の中に入りますから、次にまた使えます。

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