仕事が溜まってしまっていると、どうしても気分的に焦ったり、他のことが気になってしまったりしますよね。そうすると、目の前のことに集中できず、仕事も遅くなってしまったり、ミスも多くなってしまいます。
仕事が溜まらないように先手先手で仕事を処理していくことが大事です。小さな雑用など5分以内で片付くことをはその場ですぐに行うことで仕事が溜まらないようにしたいですね。しかし、スピードを出して仕事を処理していても大量に仕事が溜まってきてしまったときには、どうしたらいいでしょうか。この記事では、そのような状況になりそうなとき、なってしまったときの対処方法をお伝えします。
そんなとき私が行っているのは、
溜まっている仕事を残業して一掃する
ということです。
9時～17時の通常の業務時間帯は、人の話が耳に入ってきたり、人から話しかけられたり、急な仕事の依頼があったりなど、自分の業務に集中できないことがあると思います。
私が仕事をしている事務所のスペースは狭い方で、人が話をすると部屋全体に聞こえてしまい、日中には集中できないときがあります。でも、定時を過ぎて2時間くらいすれば事務所に残っている人が減っていきますよね。（職場にもよりますが）
そうしたらチャンスです。周りの人がいなくなってから3～4時間くらい、怒涛の集中タイムに突入して仕事を処理していくのです。昼間と違って人もいなくて静かで、横から割って入ってくる仕事依頼もありません。デスクワークの仕事は驚くほどはかどります。ここで一気に溜まった仕事を片付けてしまうのです。
注意点は、遅い時間で人がいませんので、同僚や上司との話合いができないことです。仕事をしている最中に「あっ、あの人と話をしないと仕事が進められないぞ、今日はできないな」という状況になると仕事が進まなくなるので、誰かとコミュニケーションをとらないと進めることができない仕事は、事前にその人とコミュニケーションをとっておきます。そして、自分一人でもできるようにし、夜の集中時間のために仕事を積んで溜めておくのです。
人が帰って静かな時間が来たら、一人でできる仕事に全力で取り掛かって片づけていきます。自分が資料を仕上げて次の人に渡すというものであれば、とにかくそこまで終わらせて次の人のデスクに資料を置いてしまい、自分の手から放してしまいます。
もう一つの注意点としては、残業はしたくないなぁと嫌々な気分で仕事をしていると、仕事がはかどりません。溜まった仕事を一掃するのは、明日、明後日の仕事を楽にするための投資だ、と思って意気揚々と取り組みましょう。
夜遅い時間に行いましょうと書きましたが、朝早い時間に出社して行うのもいいですね。むしろそちらの方がいいかもしれません。残業する人が多くて夜遅くまで人いる職場であれば、朝の誰もいない時間に出社して、溜まった仕事を片付けてしまいましょう。
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