あの書類どこにいったかなぁと書類探しに使っている時間は1日どのくらいですか？書類をガサガサとかき分けて探すようなことはありませんか？
必要な書類を見つけ出すのに時間がかかってしまうのであれば、書類がきれいに保管されていない問題もあるかもしれませんが、その前にあんまり使わない、あるいは全く使わない書類が溜まっていないか見てみてください。
きっと実はいらない書類や使うか使わないかわからない書類が多いはずです。どうてもいい書類に埋もれてしまって、本当に見つけたい書類を探す時間がかかってしまってるのです。
目次
書類の山をデスクに積む人
昔一緒にしていた同僚で、不要な書類がデスクに溜まっている者がいました。その同僚は私の隣の席で、デスクの左側には文字通り山のように書類が重なっており、私のデスクとその同僚のデスクの間には「書類壁」ができあがっていました。
正確には「不要書類壁」です。時折、「○○の書類どこにいったかなぁ」と書類の山をかき分けていました。
また他のある先輩は、書類がデスクに積まれていて、書類のファイルも何冊もあり、欲しい書類を探す時にいろいろなファイルをヒックリ返しているようでした。
共通しているのは、いらない書類をたくさん持っていることです。必要な書類が隠れてしまっていました。書類の山を築いているのであれば、とにかく書類をバッサリ捨てることでデスク周りはスッキリするはずです。
このように整理整頓しよう
■終わった仕事の使わない書類は捨てる
思い出にとっておく必要はないですね。すぐに捨てましょう。上記した先輩は、どうも書類をとっておくのが癖になっているというか、とって残しておきたいコレクターのような気持ちがあったのではないかと思います。そういった意識を持ってしまっているのであれば、無理やりにでも変えるしかないです。
■ＰＣデータがあるものは捨てる
いつでも印刷できるのですから、紙で持っている必要はありません。
■使わない書類は捨てる
ひょっとしたら使うかもしれないなぁっていうレベルの書類は捨ててしまいましょう。たぶん使いません。
どうしても使うかもしれないから捨てれない方は、スキャンして簡単な題名と日付をつけて、一つのフォルダにまとめて保管し、書類は捨ててしまいましょう。あとで検索できるようにしておきます。
■会社として必要な書類は共有場所で保管
会社の資産になるような、仕事の記録や情報は、自分のデスクではなく、共有スペースに保管しましょう。それも紙でなくてデータ化したほうがいいと思いますが。
■必要書類だけ整理整頓
探すのにもっとも時間のかからない、取り出しやすい保管方法を考えましょう。
■これらを日々実施
日々意識して行っていかないと、元通りになってしまいます。
以前に、こんな文章を読んだことがあります。
「部下のデスクがほんとに汚くてどうしようもないので、ある日部下が先に帰った時に、デスクの上の書類を全て勝手に捨てた。次の日きれいになった自分のデスクを見た部下は口をアングリさせて驚いていたが、仕事にはとくに支障なさそうで、『どうだ？』と聞くと『溜めていた書類がすべて無くなっても、とくに問題ありません』と部下は答えた」
私は同僚、先輩の書類山積みのデスクを見ていて、ふとこの文章を思い出しました。この書類の山を一掃してしまっても、おそらく仕事への影響がなかったのでは？とは思いました。
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