ムダに長い会議を無くして、意味のある会議をしよう

2時間近く話したのに何も決まらなかった会議
一言も発言しない人が何人も参加している会議
そもそも何のためにやってるのかわからない会議

今日も多くの会社の中で、無意味な会議が開催されていることでしょう。会議には、参加者の時間を調整するコスト、会議資料を準備するコスト、集まった人たちのコストがかかります。このコスト以上のものを生み出さなければ会議をやる意味はないのですが、何も生み出さないような会議がよく行われているのが現状です。

会議はやりようによっては大変有益なものですが、やり方がよくないと時間を浪費するだけの集まりになってしまいます。有益な会議を行うには、まず、何のために集まって話をするのかをはっきりと認識するところから始まります。

1 会議の目的を認識しよう
2 目的の無い会議、わからない会議はNG
3 情報共有の会議は最小限に
4 意思決定の会議は有用
5 ダメな意思決定型会議
6 議事録は決定事項を書く

会議の目的を認識しよう

人が集まって行う会議の目的には、

情報を共有する
意思決定をする
問題解決のアイディアを出す

などがあります。情報を共有するだけの会議、アイディアを出しあうだけ会議もあれば、情報を共有したうえで、アイディアを出し合して、意思決定をする場合もあります。

この会議は情報を共有する会議なのだな。この会議は○○について決定する会議なのだな。と参加者全員が目的を理解するようにしなくてはいけません。

目的の無い会議、わからない会議はNG

なんのために集まったのかよくわからない会議はNGです。会議の冒頭で、会議の目的やこの会議で何を決めたいのかなどの話をするべきです。

・○○のやり方を決めるために集まってもらいました
・今後の営業戦略のアイディアを出し合います

情報共有の会議は最小限に

会社の先月の業績はこうなっている、今月はこんな問題があったと報告して、情報を共有するだけの会議などあります。単に情報を共有するだけであるなら、わざわざ時間を調整して集まらなくても、会議の資料をメールで送れば済む話です。集まって読み上げる必要がありません。

意思決定の会議は有用

社内で面倒なのは、様々な部署に話をして仕事の進め方を決める調整業務です。これが非常に手間がかかります。この調整業務を省かせられるのが会議です。各部門の責任者が集まって、

「この問題はこう対処する」
「この件の対応の期日は○○日だ」

など、何をどうするのか、だれがいつまでにやるのかを決めます。そのあとは、仕事に取り掛かればいいだけですので、あっちこっちに相談したり、連絡したり、調整業務で社内を奔走する手間がなくなります。

ダメな意思決定型会議

意思決定の先延ばし

ダメなのは意思決定を先延ばしすることです。仕事をどう進めるかを決定するために集まっているのに、

「では結論は次回の会議で決めましょうか」

と会議をお開きにしてしまうと、会議を行った意味がなくなってしまします。

決断に時間がかかる

それから、意思決定に時間がかかりすぎてしまう会議もNGです。会議をしていて話がダラダラ長くなることがあるかと思います。長く話し合いを続ければ続けるほど、よりよい結論が出てくればいいのですが、とくにそうはなりません。最終決定権を持った人が、トップダウンで決断してしまえばいいのです。で、実際にやってみてダメなのであったら、違うやり方にすればいいだけです。

また、話が脱線してしまうのは会議の目的があり、それに関係の無い話をするのは、時間のムダ以外のなにものでもありません。本題とは関係ない話、もはや仕事とも関係無い話などしている時間が多いのではないでしょうか。そんな会議では、本題の話をしている時間と、脱線した話の時間を計測してみるのはどうでしょう。話が脱線する時間を無くせばそのぶん会議時間が削減できます。