集中するためにすべきことは、集中を途絶えさせるものを排除することに尽きます。会社の職場で仕事をしていると、集中を邪魔してくるもの事が数多くあります。
■他の仕事が気になってしまう
ある仕事に取り組んでいるときに、他の仕事が頭に浮かんでしまい、あれこれちょこちょこ手を出して仕事をしてしまうことはありませんか。計画的に複数の仕事を同時進行で進めるのであればいいのですが、そうではなく、他の仕事が気になって気が散ってしまい、そちらの気になる仕事をして、そうしたら、途中であっちの仕事に気になりだして・・・・、とやっていると、非常にと効率が悪いです。一つの仕事に集中する、シングルタスクで仕事を進めたいものです。
頭の中に「あれもやらなきゃなぁ」と今やっているのとは違う仕事のことを思い浮かべた状態で仕事を進めていると、目の前の仕事に集中できません。そのうち「やっぱこっちを先にやろう」と仕事を乗り換えたりしてしまいます。そうなると、他のタスクが気になっている時間や、他のタスクに乗り換えて再スタートするまでの時間がロスになってしまいます。
最初に優先順位を決めてある仕事に取り組み始めたら、それが終わるまで、それだけに集中するのがよいです。これを強く意識します。また、他の仕事を思い出させるものを見えないようにしておくことです。他の仕事の書類はしまっておく、パソコン内の今使っていないファイルは閉じておくといったことです。
■電話が鳴ってとらないといけない
集中して仕事をしているところに電話がかかってきて、出なくてはならないのは非常にストレスがかかります。事務所の中にいる人の役職よりも自分が役職が下であれば、プルルルと電話が鳴ったらとらざるを得ないので、自分の仕事に集中ができずに困ってしまいますよね。
電話をかけてくる相手が、同じ会社の人やあるいは業者であれば、直接本人の携帯に電話してもううようにする方法があります。また、電話せずとも済ませられることについては、電話しないように決めるのもありです。たとえば、会社を休む従業員は、朝事務所に電話連絡を入れる決まりになっている場合、休む人数が多いと電話対応やその後の社内連絡に時間がとられます。これをすべてメール連絡でするように決めてしまいます。休む場合は○○時までに必ず連絡せよとルールを決めて、連絡時間が過ぎてからまとめてメールを見て確認すればよくなります。
対応時間が減りますし、また、かかってきた電話にいきなり割り込まれて仕事を中断させられてしまうのではなく、自分のタイミングで確認ができます。
集中しているところに電話がかかってきてプツリと集中が途切れさせられるのと、仕事の区切りで自ら確認ができるのとでは、前者のほうがストレスがかかり、後者のほうがいいですよね。
■人に話しかけられる
まともな仕事の話であればいいのですが、どうでもいいことで話かけてくる人が多いです。やれ「○○があってさ、どーのこーの」とか、「あの書類どこだっけ？」とか、「この仕事ここが大変でさ」など、いちいち話す必要のないことを人に言ってきます。こういった人は、それが相手の仕事の邪魔をしているかわかっていないのです。上司や目上の人だと難しいですが、部下や同僚であれば、軽いことで話しかけないでくれとお願いするのがいいでしょう。（難しいですかね？）
■割り込み仕事やトラブル
割り込みの仕事があっても、本当に急を要するものでなければ、メモをしておいて完全に後回しにしましょう。仕事内容だけはちゃんと聞いて理解したらメモをして、そこで忘れるようにし、元の仕事に戻ります。メモを見れば後で思い出すことができますので、いったん頭の中から出して忘れてしまうことができます。
ただし、1～2分だとか、5分以内で即完了できることは、終わらせたほうが気が楽になるので、すぐにやったほうがいいです。
トラブルに関しては、すぐに火消し作業が必要であれば対応して、事の鎮静化をはからなくてはいけません。それができたら、次は同じトラブルが発生しないように再発防止対策を打ち、また同じことの繰り返しで仕事を中断されないのようにします。
■疲れや睡眠不足
昨日遅くまで仕事をしていて疲れがたまっていて、帰りが遅くなり、睡眠時間が少ない。こんな状態では、仕事に集中できるはずがありません。昼ごろには頭がぼーっとしてきたり、眠くなったりしてしまいます。
私の場合は、8時間の睡眠時間をとることができれば、翌日の日中に眠くなることもなく、頭がよく回転する状態が続きます。睡眠時間が7時間を切ると、昼食を食べたあとなどに、集中力が落ちてきます。睡眠時間が6時間未満で短い場合は、仕事中に眠くなります。そのときは、意識的に昼寝をするようにしています。この昼寝がなかなか効くようで、昼寝をしたあとは眠くなることが少ないです。
職場の状況や人によっても、自分の集中を途絶えさせるものは変わってきます。たとえば、私の職場では、掃除担当の方が仕事中に事務所内に掃除機をかけることがあります。私にとっては、大変うるさく、人がいないときにやれませんかと一度やんわりと伝えたのですが、他には誰も文句言う人がいないので続けられています。
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