ミスには発生する理由がある。ミスを起こさずうまくやるには、ミスを起こさないような工夫をしていけばいい。そのコツというか仕事のやり方を書きました。
① 一つの重要なことに集中する
あれもこれもやらなきゃと、頭の中がいっぱいになっていると、今取り組んでいる目の前の仕事に集中できず、ミスが発生しやすい。やらなければいけないことが溜まっていたら、小さなことでも自分の頭で覚えていようとせず、紙や手帳なり、エクセルなり何でもいいので、後で目にするものに書き出してしまいましょう。そして書き出したことは忘れてしまい、まず一番にやらなければいけない事、目の前の事に、集中すればよいわけです。
身の回りの環境も集中できるように整えで置くべきです。デスクの上には、今やっている仕事の資料のみが出ており他の仕事の資料が目に入らないようにしておく、パソコン画面も今やっている仕事に関するウィンドウのみが出ている状態にしておく、など。
以前、一生に仕事をしている人でこんな人がいました。
いつもたくさん仕事を抱えていて、デスクには様々な書類が山積み、パソコン画面には、いくつものウィンドウが立ち上がっており、
「首が回らない」
が口グセの、いつも慌ただしくしている人です。
パンクしていたり、退社時間がいつも遅く事務所内で最後まで残っていることが多かったりするのが日常茶飯事。
出かけるときに忘れものをしてしまい同僚に届けてもらう。
仕事の詰めが甘くて他の人に尻拭いしてもらう。
たぶん、あれもこれもと考えすぎて、身の回りもあれもこれもの資料が溢れていて、ひとつひとつの仕事が進んでいなかったのではないか。
また、必要以上のことをやりすぎに見えました。さほど大事なことでないこと、というよりも、別にやらなくていいことまでたくさんの時間をかけて行っていました。
一つの重要なことに集中しよう！
② 小さな仕事はすぐにやる
ちょっとしたやらなきゃいけないことを後回しにして、「忘れてしまい、あぁー忘れてた！すぐやらなきゃ！」と慌ててしまったことはないでしょうか。
私自身、不在の者に電話がかかってきて伝言を頼まれ、今すぐにやればすぐに処理できてしまう事を、今やっている仕事ももうすぐ終わるから、そのあと考えてたらすっかり忘れてしまった・・・、なんてことがありました。
そのようなときは、舞い込んできたすぐ終わる仕事をその場で片づけてしまうのがよいです。私の基準としては、5分以内に処理できることはその場ですぐにやってしまう、ということを実践しています。
その時やっていた仕事がいったん中断してしまい、①の話にある一つのことに集中する、ということができないということも考えられるが、舞い込んできた小さな仕事を処理をすれば、すっきりして元の仕事に戻れるので、私にとってはこちらの方が元の仕事に集中できるわけです。
30分くらい時間がかかるなという仕事などは、to doリストに書いていったん忘れるようにしています。
③ 小さな仕事は一気通貫で仕上げる
小さめのすぐ終わる仕事は、一気に処理して確実に完了まで持っていこう。私は、いいところまで仕上げ、最後にまだ調べたり作業したりすることがあるので、また後でじっくりやろうと、いったん保留にしてしまうクセがあった。
これをしていると、仕掛りのタスクがいくつも重なってきて、ごちゃごちゃしてくるし、再度開始したときに、やろうとしていたことをやり忘れてしまうミスをするということがあります。その場で最後まで完成させてしまい、すっきりしてしまった方がよいでしょう。
仕事の中で、たまに資料をラミネートにかけることがあります。
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ラミネートを行うための機械にスイッチを入れ、機械が温まり、使用開始できるようになるまで10分程度時間がかかるのだが、もちろんその間、機械の目の前で立って待っているわけにはいかないので、他の仕事をする。
そうしてラミネートのことは忘れて別の仕事に取りかかっていると、機械が温まり準備ができた合図として「ピー、ピー」と音が鳴るので、それでラミネートのことを思い出す。それで、資料をフィルムにはさみ機械に通すわけだが、入れてから出てくるまでに40～50秒くらいだろうか、少々の時間がかかってしまう。
そういえば隣の部屋のあの人に連絡する事があったからこの間に行って来よう、と隣の部屋へ行き話を終えて戻ってくると、すっかりとラミネートのことは忘れていて、自分の席に戻ってパソコンに向かって仕事を始めてしまった・・・。ラミネートが出来上がってもしばらく放置しておいたら「ピー、ピー」と音が鳴るというような機能はないので、そのまま思い出さず、ラミネートを置きっぱなしなんてことがあった。
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他の仕事が入ってきて妨害されてしまい、元の仕事を忘れてしまったというわけです。
比較的すぐ終わる仕事であれば、最初から最後まで一気通貫で行い、終了を見届けるようにしましょう。
数時間かかるような大きな仕事をしているであれば、発生した小さな仕事に取り掛かっても、もともと取りかかっていた仕事が大きなものなので、それを忘れてしまう事もない。②の話のように割り込んできた小さな仕事をすぐに済ましてしまってすっきりしてしまった方が良いと思う。
④ リマインダーを活用し思い出す
一気通貫で行うと良いとはいえ、小さな仕事であっても、どうしても途中で仕事を中断しなくてはいけない場合があります。上の例で言えば、ラミネートをしている途中に隣の部屋の上司に呼ばれてしまったなどです。
そのようなときは、必ず思い出せるように知らせをくれるリマインダーをセットしておくといいです。その仕組みはどんなようなものでもいい。
例えば、隣の部屋に行くときにパソコン画面に「ラミネート！」と書いた紙を貼っておけば、戻ってきてその紙を見たときに必ず思い出せるわけです。
これはいろんなことに使える。私がしばしば使っていたのは、こんなようなことです。
以前自分が仕事をしていた職場は、最寄りの駅から車で10分程度、歩くと30分程度かかってしまう場所。
会社の先輩が出かけ帰ってくるとき、「最寄りの駅に○○時に着くから迎えに来て」と連絡があったら、迎えのため出発する時間に携帯電話のアラームが鳴るようにしておくのです。アラームが鳴れば仕事に集中していても、「あっ迎えに行く時間だな」、と思い出すわけです。思い出すきっかけを作っておいたわけです。（実際は音を鳴らさず、バイブでやっていた）
⑤ チェックリストの活用
チェックリストの使える！と思います。
社会人になって間もない頃、自分が業務を行っていた事務所から車で10分ほど離れたところに工場があり、たまにそこに行くことがあった。
そんなとき、やるべきこと4つあったとしたら、3つ完了して、１つは忘れて工場から戻ってきてしまうというようなミスをしてました。
「さてどうしたものか」と考え、チェックリストを使ってみようと思い立ちました。いたってシンプルなもので、単に紙にやるべきことを書いて、完了したらチェックを入れ、帰る前にやり残したことはないか確認するだけ。
実はそれまでも、やるべきことをノートなりに書いてはいたのだが、いちいちやったことを確認していなかったが、チェックリストに「これはやったからOK」と、いちいちチェックをつけるようにしたところ、上記のような失敗が一切なくなったのです。
また、これは仕事を進める際にも役立ちます。
仕事の中で気を付けなければいけない箇所というのは決まっています。必ずその箇所を確認するように、確認すべき事項を一覧にし、確認したらチェックをつけていく、こうすれば、重要な点で抜け漏れが無くなります。
ミスをしない仕事というのは、一度ミスをしてしまったことから学習して、創意工夫をして仕事をするということ。実験のように楽しみながら色々と試してみればいいのではないだろうか。その中から、これはいいやり方だなぁというのが、現れてきます。
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