機械化・コンピュータ化で無くなっていく事務系の仕事

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昨今、ロボットやコンピュータの進化で、人がやる仕事が減っていくだろうと言われています。

私が仕事をしている中小企業のメーカーは、大企業に比べれば当然、機械化、自動化は進んでいないでしょう。コツコツと手作業で時間をかけて行っている業務が多数あります。

私が仕事をする身の回りの事務系中心の業務で、これは機械やコンピュータにより自動化ができるのでは?と思う業務をあげていきたいと思います。

jidouka

 

文章を書き、資料を作成する作業

事務系の仕事では、文書や資料の作成が多数あります。その中には同じような内容の文書作成もありますよね。一定のルールがある定型の資料、文章に関しては、コンピュータが作成を得意とするところです。

仕事を効率的に行っている人は、テンプレートをつくって、そこへ当てはめて文書を作成し、より早く文書を作成するようにしているはずです。以前に作成した似たような文書を探してそれをコピー&ペーストしてから、修正を加えて作成していくこともあるでしょう。

これをもっと推し進めて、テンプレートが自動で選ばれるようにしたり、似たような文章を自動で探してくれるシステムをつくれば、人がわずかな情報を入力するだけで、文書が自動作成されてしまうようにできるはずです。

今、ニュースの文章が自動で作成されてしまう、ロボットジャーナリズムなるものが活用されつつあります。ニュース文章は、意外と決まった文句で作られているので、自動で作成できてしまうというわけです。

 

メールの文章作成

定型の文章というと、たとえば、決まった内容で送るメールがあります。業者に資料の依頼をする、議事録を送付する、月一で情報共有メールを送るなどです。

 

報告書の作成

報告書などにも型があります。私はクレームの対応業務を行っていまして、クレーム対応では、クレームの原因と再発防止対策をまとめた報告書を作成し、お客様へ提出をしますが、この報告書にも型があります。

失敗の9割は予測できる、という言葉があります。

これはつまり、これから将来に発生する失敗の9割は、これまでにすでに起きたことがあるか、これまでに起きたものと似ていることなので、予測可能であるということです。

クレームも同じです。これまでに起きているクレームと同じかあるいは似ているものかがほとんどです。

だとすれば、クレーム報告書を作成する場合も、過去の似たような事例の文章を引っぱってきて、そのクレームの特有の情報を加え、少し修正を加えるだけで作成できるはずです。これを自分で過去の似たような事例を探して、自分の手でコピー&ペーストをしてやっている人もいるでしょうが、コンピュータでできるようにすれば、クレーム報告書は、ほぼ自動作成できるようになります。

 

掲示資料の作成と運用

メーカーには、作業の正しい手順を示した作業手順書と呼ばれる資料があり、製造現場に掲示されます。

資料をプリントして、それにラミネートをかけ、製造現場に置いていますが、枚数が多く保管しておくのも大変ですし、既存の資料を更新したり、新しい作成したときには、紙で出してラミネートして、運んで、古い資料と差し替えをして、といった作業が発生します。

これもたとえば、タブレットでできるはずです。ネットワークにつないだタブレットを用意し、デジタル情報で閲覧・保管をし、新しい資料を作った時もデータを送信して、即終了!にすることができます。上記の作業はなくなります。

 

月次決算などの資料も作成する必要ない

今、私の職場では、コンピュータに入力されたデータを、事務員が整理してまとめ、それを経営層が見ています。

入力されているデータをコピーしてきて、加工してまとめているだけです。この情報加工をするときの計算、まとめ方も毎回同じやり方であるはず。このようなデータを持ってきてまとめる事務作業は、少なくないです。零細企業、小企業では、従業員がこのような作業を手で行っているでしょう。

こういったこともコンピュータでできます。というかやるべきです。

経営者が望んでいる分析とその結果の可視化。これがボタン一つでコンピュータによって計算され、作成されるわけです。

でも、私の会社では、なぜか人がその整理やまとめを行っています。いろいろな箇所からデータをもってきて、加工しているのです。大変で時間がかかります。

エクセルであれば、VBAでプログラムを組めばできるでしょうし、VBAを使わなくても関数など工夫すればできるはずです。

 

資料のチェック

資料の内容をチェックするのもコンピュータが自動でできるようになるでしょう。今でも、ワードで誤字脱字やおかしな文章があったらわかるように表示してくれる機能はあります。

この資料の場合、ここがこうなっていなければいけない、といった基準を多数設定しておいて、その基準からはみ出ているところがあれば、警告を出してくれるかあるいは自動で修正してくれるかといった機能は、ふつうにつくれるでしょう。

 

記録をとる作業

零細企業、小企業のメーカーではそのようなところが多いと思いますが、私が仕事をする会社でも製造した製品の数量や機械の設定値などを、人が紙に書きとっています。

これもコンピュータを使えば自動でできます。代金を支払って機材を設置して、プログラムを組む込めばできるのです。

人がペンと紙で記録をとらなくても、自動で記録がとらなくてもよくなります。

また、人がペンと紙で書いた製造の記録を、事務所ではコンピュータに手入力しています。これも自動で製造データが記録されてコンピュータに入力されるようになれば、事務員が手で入力する必要がなくなるのです。

 

残るのはなんだろう?

コンピュータがやってくれることはたくさんあるわけです。ではその後、残る仕事は何でしょうか。事務系の仕事では、ずっと先まで進むと、それは、

経営者が行う意思決定と、自動化できない雑用的仕事

これらに、二分されるように思います。

情報を仕入れて、様々な分析の結果を見て、議論をして、右に進むのか左に進むのかを最終的に決めるのは経営者やその周りの経営陣です。右に進んだ方がよい結果が得られますよ、といった情報はコンピュータが出すことができますが、意思決定するのは、あくまでも経営者であり、人になります。

その意思決定をサポートするための情報加工や、会社の業務を回すための情報加工は、今以上にコンピュータがやるようになります。

その意思決定の仕事以外でも残っていくのは、細々とした機械化できない、雑用的な仕事です。たとえば、トイレットペーパーの補充は、人がやらなくてはダメですよね。

自動で補充される機械もあるでしょうが、では、機械が自動で補充するために、所定の場所にトイレットペーパーを保管しておくのは?これは人がやることになるはず。

現段階で機械やコンピュータでもできそうなのに、そうなっていない業務があるのは、高額な機械やコンピュータシステムを購入するよりも、人件費がかかっても人手で行ったほうが安いからです。

 
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