上司への報告を最少にして仕事のスピードを速くする

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組織で仕事をするにあたっては、上司への報告が必須です。報告をきちんとなされないと、組織活動が回っていきませんし、上司は気分が悪くなったり怒ってしまいますから、当然のことです。

しかし、なんでもかんでも報告していると、報告業務に時間がかかってしまい、実際に仕事を進める時間、作り出す時間が減ってしまいます。当然するにはするにしても、必要以上にやりすぎると、仕事のスピードが確実に下がります。とくに上司が重箱の隅をつつくようなタイプであれば、なんでも細かい部分まで答えられるように調べたり考えておかなくてはいけませんし、資料があればそれも細部まで準備しなくてはいけなくなり、時間がかかります。

これを削減することができるのでは?というのがこの記事の趣旨です。

上司が誰なのかによって報告量が変わる

上司に求められる報告のレベルは、その上司によって変わります。なんでも干渉・管理したがって報告を欲しがる人もいれば、放任主義で報告を疎ましく思ういるのです。

細かい報告を求める上司の下で仕事をしていたことがあります。仕事が進んだり何かの変更があったりしたら逐一報告を入れる、物事を進める前には必ず話をして許可を得てから進めることを求められました。最初一緒に仕事をし始めたときは、その上司の特性がよくわかっていませんでしたから、仕事を自分で進めていたら(といっても大したレベルではないです)、めちゃくちゃ怒られたことがありました。

その時は、なんでこんなに怒っているのだろう?と疑問に思いましたが、次第に理解していきました。

なんでもかんでも上司に確認しなくてはいけなかったので、上司が外出していたり、ミーティングをしていると仕事が全然進みませんでした。ある程度は、上司が不在で仕事が進まないのはあると思いますが、ふつうは上司の予定を先読みして、確認しておかなくてはいけない点は、事前に確認しておくなどできます。

このときは、重要な点だけではなく、ほんとうに小さなことでも確認しないと進めてはいけなかったので、ある案件で上司に確認したくてもおらず、他の案件に着手してもすぐに確認しないといけない点が出てきて、結局仕事が止まってしまうわけです。

性格的にも、こういう話しの内容でいいかな?、今話しかけていいタイミングかな?と悩んでしまうことが多く、その時間もロスしていたなと思っています。

その後、他の上司の下で仕事をするときになったとき、前と同じように細かく報告していると、いちいちそんなこと報告してこなくていい、と言われてしまいました。小さい話は自分の判断で進めるようにしたので、これだけでもかなり仕事がスムーズになりました。

報告業務を減らすことで仕事が速くなる

報告業務が減ったことによって仕事は速くなったのです。しかし、誰しもが全然報告しなくてもよい上司の下につけるわけでないですし、

今一緒に仕事をしている上司との間で報告業務時間を削減するには、それは組織として必要最小限の報告、上司が求めている最小限の報告をすることです。上司に報告して判断を仰ぐか?自分の判断で進めるか?のラインをギリギリまで上げていきます。そのラインは、自分がミスしないラインであり、間違ったことをしても後から取り戻せるとか、自分で責任を持って対処できるというラインです。

また、上司は上司で、部下に権限を移して、部下が余計な報告なしで仕事を進められるようにしてやったほうがいいのではないでしょうか。事細かく報告させている人は、なんでも報告を求めるのでなく、ピンポイントで大事な点は必ずつかんでおくにしても、もっと部下に自由にやらせることで、部下の仕事スピードが速めさせることができるはずです。

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