議事録でいちばん記録すべきなのは、会議での決定事項です。そして、その決定事項を確実に実施することがもっとも大事なことです。いくら会議でいい話合いができても、実行されなくては何も意味がないですからね。
極論すると、議事録には会議で決まったことだけが記載されていればOKです。
以前、私の職場で行われていた会議の議事録作成の話です。議事録担当のある先輩は、ボイスレコーダーで会議の話を録音し、後日イヤホンを耳に突っ込んで録音した会議の話を聞きながら議事録を書いていました。先輩が3～4時間かけて発言をパソコンに入力していたのですが、これ意味あるのかな？と思っていました。誰も会議の発言の記録を読まないと思うですが。書き出した発言を読むのだとしても音源をそのまま聞けばいいと思います。作成に時間がかかることもあり、仕上げて配信するのに何日もかかってしまってました。
細かな話は別に記録する必要はなく、決定事項と、それがなぜそう決まったかの理由くらいでいいのではないかと考えます。
まず、会議の始まる前に、書ける部分はすべて事前に書いておきます。日付や参加者、議題などは事前に書いておくことができますよね。それから、会議の場にはパソコンを持ち込んで、細かな話は記録せず重要な点だけ記録する。それだけであれば会議中に議事録を書いてしまえます。
会議が終わったら文章のチェックだけして、議があったその日のうちに議事録を仕上げてしまい、関係者にすぐに配信してしまいましょう。
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