みなさん、1日に何回電話の取り次ぎをしていますか？私は、10回程度行っていると思います。この電話取り次ぎのよって、私たちの仕事はブツッと中断させられてしまいますよね？電話の取り次ぎが多いとイライラしてしまいます。
ライブドア元代表取締役CEO、㈱7gogoファウンダーのホリエモンこと堀江貴文氏は、自身のYouTubeホリエモンチャンネルでこんなことを言っていました。
「電話ほど時間を取られるアホな連絡手段はない。電話ってはじめに、『あっ、どうもこんにちは』って挨拶する時間がかかる。その3秒、5秒の積み上げは大きい。」と言っています。
また、電話の一番の問題は「リズム」にあるとのこと。
仕事や勉強をしているときに電話がかかってきて話をすると、その後、再度仕事に集中しだすのに時間がかかってしまうとのことです。自分の仕事のリズムがあるのに、それが電話によって崩されるということでしょう。
堀江貴文のQ&A vol.345?時間効率を上げる方法！？?
誰でも集中しているときに、割って入ってくることがあると、イラッとしてまうでしょう。その最たるものが、やはり電話です。自分にかかってくる電話でまだあればいいのですが、電話の取り次ぎは自分の時間を使うだけと私は思います。
電話の取り次ぎ時間はどのくらいか？
私に近くの席の50代の男性社員はかかってくる電話を取りません。同じ社内で3人程度、社外で3人程度からよく電話がかかってきます。年次が上の人は電話をとらず、年次が下の者、女性事務員が電話をとるのがどこでも習慣でしょう。
取り次ぐ時間は1回10秒として、1日15回あるとしたら、電話の取り次ぎに1日150秒使っています。
1ヵ月に20日仕事をしたら、3000秒＝50分
年間に250日仕事をしたら、37500秒＝625分
です。
年間10時間以上（！）も電話取り次ぎをしていることになります。単にその時間を消費するだけではなく、ホリエモンの言う「仕事のリズム」が狂いますから、損失はもっと大きいです。事務所全体では相当な取り次ぎ時間が消費されているはず。今度マジメに計測してみよう。ヤバいことになるかもしれない。
携帯電話に電話してもらえばよい
その人は、携帯電話を持っていますから、社内の別事業所、また外部業者からの電話であれば、携帯電話にかけてもらうようにすればいいのではないでしょうか。事務担当は携帯電話を持っていない人が多いかと思いますが、外に出る営業パーソン、あまり外に出ない事務系の仕事でも幹部の人、または幹部候補の人などは携帯電話を持っているはず。
上に書いた50代の男性社員も携帯電話を持ってますが、その携帯電話が鳴るのは多くないです。固定電話の方によくかかってきています。その携帯電話に電話をかけてもらうようにすれば、年間10時間の電話取り次ぎ時間を節約できるのです。簡単な話ですね。電話をかけてくる人は社内の人、外部業者ですから簡単にお願いできます。相手がお客さんであってもお願いできるかと思います。電話料金などの問題があったとしても、電話取り次ぎに時間を取られて仕事のペースを乱される方が問題でしょう。
電話の取り次ぎで仕事に集中できず、イライラしてしまう人は、電話の取り次ぎ時間を計測してまとめて、上司に提案するのはどうでしょう。
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