相手の仕事を邪魔をしない話しかけ方

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仕事に没頭している最中、人から話しかけられて集中が途切れてしまったことはないでしょうか。 集中して資料を作っている最中に話かけられたり、細かな計算をしている最中に話しかけられたり、です。それをされると、仕事のリズムが狂いますし、間違いも起きやすくなります。

よく話かけてくる人

以前、私が集中しているときに、よく話しかけてくる人が近くの席にいました。思いついたらその場で話しかけてくる人で、「資料の内容について教えてくれ」、「この話なんだけど確認をさせてくれ」、「このPCの操作方法教えてくれ」など、どんなことも、思いついたその時にパッと話かけてしまうようでした。私はその都度、仕事をストップせざるを得ませんでした。

業務上必要なことであればまだいいのですが、別に私に伝える必要もないような、正直どうでもいいような内容もありました。さすがに上司に対してはしていませんでしたが、部下や同レベルの役職の人にはよく話かけていて、相手の都合など関係なしのようでしたね。

仕事をするときには、どれだけ集中できているかが生産性を左右します。ムダに話かけられると集中がとぎれて、仕事の生産性が下がってしまいます。

ここから学びたいのは、自分は他の人に対して、このようなことをしてしまっていないだろうか? ということです。

集中しているときに話かけてくる人は、職場に少なくないです。無視するわけにもいきませんから、「今、集中してやっているのだけど・・・」とイラっとしてから、話を聞き始めるわけです。自分がされて嫌なことは、他人にしない、小学生でも教えられて知っていることですが、自分が話かけることで、その相手の集中を途絶えさせてしまっていないか考えてみたいものです。

話かける際には、相手の仕事の邪魔をしないように、そのタイミングに気を使うべきです。

相手の仕事をせずに話しかけるタイミングは?

作業の節目を狙う

よく話かけてきて私の集中が途切れさせる人がいた、と上に書きました。その一方で、この人から話かけられたときには、すっと聞き始められるよな、という人もいました。

なぜなのかを考えてみると、その人は、タイミングをはかって話かけているようでした。私が何かの作業を終えたとき、作業の節目に話かけられることが多かったです。仕事をやってきて一段落ついて、くぁっと伸びをしたときや、集中が途切れてきて「疲れたし、そろそろ一息つくかな?」と考え始めたときです。そういった時間には話しかけられてもとくに仕事の邪魔になりません。

集中力が必要無い作業中を狙う

書類整理をしているときや、簡単なチェック作業をしているときなど、相手がそこまで集中していない仕事をしているときは、話しかけるのによいでしょう。

逆に、深く考察しているときや、細かなチェックをしているときなどは、話しかけると相手の困ります。

朝一番は避ける

朝一番はスタートダッシュをする人、ある決まった定型業務を行ってリズムをとる人、などが多いです。急ぎの話は別ですが、後でも大丈夫な話であれば、あとにします。私の上司で、毎朝決まったことを行っている人がいて、朝話かけられるとイラついている人がいました。

まあ、朝にコーヒー飲んで新聞読んでいる人に話しかけるのはいいでしょうけど。

定期的に時間を設ける

上司への報告・連絡は、それを行う時間として、1日の中に決まった時間を設けてしまうのも一つの手です。上司と約束して、毎日、昼食後の10~20分は報告・連絡に当てるようにする等。

相手の立場になれるかどうかがポイント

とにかく、相手を観察して、相手が集中しているかどうかを見ます。上手いタイミングで話かけられるかは、相手がどういう状況か理解できているかどうかです。相手の仕事を邪魔してしまう人は、自分のタイミングで話しかけ、相手の仕事を邪魔しない人は、相手にとって問題ないタイミングで話しかけています。

作業の合間を狙うなど、相手の集中を途絶えさせないタイミングで話しかけるのがベターです。また、何度も話かけるのではなく、まとめられることはまとめて、一度に複数のことを話すようにすると、相手の時間を奪いません。

一度話した人のところに再び行って、「さっき確認し忘れてしまったのですが・・・」とやってしまうのは、よろしくないです。相手の時間を2回とってしまうことになりますからね。

※ちなみに緊急の話の場合は、相手の状況やタイミングをはかるのを考えるよりも、早く話をするのを優先です。

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