会社など多人数で行う飲み会の幹事は、簡単にできるものではなく、飲み会にこぎつけるまでとても大変です。参加すると言っていたのに急にドタキャンするひと、参加しないと言っていたのにやっぱ参加すると言い出したりするひともいて、振り回されてしまい、イライラしてしまうこともあるでしょう。
この記事では、幹事仕事を的確に進めていくために、この1点について注力しよう、ということを書きました。少し冷徹なやり方です。
幹事の仕事の流れとその中の重要な1点
飲み会をやろうと言い出したひとか、されたひとが、幹事を行うことになる。幹事の流れを見てみましょう。
- お店と日時を決める
- 関係者に連絡をする
- 出欠を確認する
- 参加するひとに、場所と日時の連絡をする
- 参加するひとから、参加費を徴収する
- 飲み会を上手く回す
この流れの中で大事なことを選ぶとすれば、
- 出欠を確認する
です。なぜこの1点であるか。
まず、お店の選択については、やれ飯がまずい、やれ雰囲気がよくない、といった文句は出てくるかもしれないですが、お酒を飲んで話して楽しむのであれば、よっぽど変な店に行かない限り問題はないです。ただし、偉いひとの好みだけは押さえておくべきではあります。
参加すると言ったのに、参加費の支払いが無かったとしても、当日回収できます。
関係者に連絡するのも、メール送信で連絡することができるし、ひとからひとへ、話が伝わっていくだろうから、心配する点じゃない。
最後の場所と日時の連絡も同様で、メール送信で連絡できるし、直接会ったときにひとこと言っておけばよい。仮に参加する人で場所がよくわからないひとがいたとしても、当日なんとかなります。
- 出欠を確認する
に注力すべき理由を、幹事を困らせる参加者の行為から見ていきましょう。
幹事を困らせる参加者の行為
幹事をやったことがある人ならわかると思うのですが、出欠に関して、幹事を困らせる参加者の行為はこういったものです。
- 参加するのかしないのかはっきりしない
- 「行けたら行く」と言う
- 出欠の連絡期日を過ぎても、参加するもしないも連絡がない
- 参加すると言ってたのに、直前に行かないと言い出す
幹事はこういった行為を抑え込んでいかなくてはならないです。一番よい方法は、設けた期日を過ぎたら、そのひとは不参加としてしまうことです。直前のドタキャンには冷たく対応しましょう。
- 参加するのかしないのかはっきりしない
- 「行けたら行く」と言う
- 出欠の連絡期日を過ぎても、参加するもしないも連絡がない
⇒不参加とする
- 参加すると言ったのに参加費支払い期日を過ぎても支払いが無い
⇒一度催促してもすぐに払う気が無ければ、厳しいようですが、不参加としてしまう
- 参加すると言ってたのに、直前に行かないと言い出す
⇒お店に連絡してキャンセルできなければ、お金は支払ってもらう
出欠連絡の期日やルールを決めておき、幹事を困らせる行為をするひとをスパッと切ってしまうのです。それを事前に説明しておきます。
逆に自分が参加する立場の場合
自分が参加者で、他の誰かが幹事をやっている場合には、上記した幹事を困らせるひとにならないようする。それは、幹事を困らせる行為とは逆の行いをするということです。
- 参加するのかしないのかはっきりする
- 「行けたら行く」となどあいまいな答えをしない
- 出欠の連絡期日の前、できる限り早く出欠の連絡をする
- 直前に行けなくなったら、お金は払って、飯は同僚にあげる
また、出欠以外の話でも、
- お店や料理に関して文句を言わない
- 参加することにしたら、参加費はすぐに支払っておく
などです。
幹事を困らせる参加者にならないようにするために、一番の近道は、一度幹事をやってみることです。多数の参加者がいれば、一人や二人、幹事を困らせるひとがいます。きっと幹事をやったことがないひとたちでしょう。幹事としては何をされると困るか、どうされると助かるのか、身に染みてわかります。
おまけ｜ 一杯目の注文をスムーズにとる方法
「ビールのひと～！？」「○○のひと～！？」と叫んで注文を取るのは大変です。
参加者がぞろぞろとお店に集まってきたときに、一人ずつ一杯目の注文を聞いてメモしておけば、「ビールのひと～！？」と声をあらげることなく、一杯目の飲み物の注文が完了します。
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