相手の質問に結論から答えると仕事がスムーズに進む

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仕事中に質問をされた時は、まず結論を最初に答える。長々と話すのでなく、まず最初は相手が聞きたいことにまっすぐに端的に答えることを心がけよう。

これがスムーズなコミュニケーションを生み出します。

相手がYesかNoで応えられることを聞いているのであれば、まず最初にYesかNoなのかを言います。なぜ?どこで?と聞かれた場合でも、まず端的に答えてます。

  • 「なぜ?」と聞かれたら、「○○だからです。」
  • 「どこにいる?」と聞かれたら、「○○にいます。」
  • 「どのように?」と聞かれたら、「○○の方法でやりたいと考えています」

など、まず質問に対してストレートに応えます。そのあとに具体的な話をします。

結論から答えないと、何が言いたいのかわからないような、的を得ない答えになってしまいます。

同様に上司からの確認に言い訳しないことです。

上司から指示された仕事の進捗を問われた時、上手く進められていないと、素直に終わっていないということができず、できていない言い訳から話はじめてしまう人がいます。

上司 「先週依頼したデータ集計は終わっているか?」

部下 「今週の頭にやろうと思っていたのですが、いろいろと急ぎの仕事が舞い込んできて、今違う仕事に取り掛かっています。」

と答えたります。文脈からデータ集計が終わっていないだろうことはわかりますが、終わっているか終わっていないのか、答えていませんね。

上司がまず知りたいのは、部下に依頼した仕事の進捗状況です。完了しているのか、完了していないのなら、どのくらいまで進んでいるのかを知りたいのです。

「今週の頭にやろうと思っていたのですが、・・・」の言葉を、やったのか・やってないのか??と疑問を持ちながら上司は聞くわけです。「終わっているのか?」と聞いたのに、終わっているのか終わっていないのかがはっきり分からず、上司はイライラするでしょう。

終わっているのであれば、次の仕事の依頼をしたいですし、終わっていなければ、なぜ終わっていないのか、どうしたら終わらせるようにできるかを考えたいのです。

質問に対してストレートに答えるとこうなります。

上司 「先週依頼したデータ集計は終わっているか?」

と上司から質問があったら、まず、

  • 「終わりました」
  • 「終わっていません」

で答えます。つまり、YesかNoかで答えます。

部下 「終わっていません。ほとんど手を付けていません。」

上司 「なぜできていないの?」

部下 「他の○○の仕事に時間を取られています。」

上司 「このデータ集計は今週中に完成してほしいのだが、間に合うか?」

部下 「今の仕事が今日終わりますので、明日1日使って完成できます。」

上司 「わかった。明日終わるのであれば問題ない。緊急な仕事が入ったらヘルプできる人を回すから言ってくれ。」

このように質問に対してストレートに答えれば、話が次へ進んでいきます。

私の身の回りであった冗長な話。

3人の新入社員が入ることになり、着替え用ロッカーが3つ必要となりました。上司が事務員の部下に、

「今、ロッカーいくつ空いている??」

と質問しました。上司が知りたいのは、ロッカーが3人分空いているか空いていなかです。もし空いているなら、新入社員3人のロッカーの準備は問題ありません。空いていないのであれば、新たに設置して準備しなくてはいけません。

これに答えるべき最初の言葉は、

  • 「空いています」
  • 「空いていません」
  • 「わかりません」

の3つのはずです。しかし、その事務員さんは、

「先月、新しい人が来たロッカー使ってしまったから、残り少ないと思うのですが、どうなんでしょう?1か月前にはまだいくつか空いているのを見たので、3つくらいは空いてるかもしれないですが、ひょっとしたら3つは空いてないかもしれないですね。」

と答えて、上司をイライラさせていました。

冗長なのです。

「いくつ空いているのか、わかりません。確認してきてもいいですか?」

と答えるだけでいいだけです。その後に、実際にロッカーの空きを確認をするわけです。

仕事で質問をするのは、仕事を進めるために必要な情報を得たり、仕事ができているか確認したりするためです。 答える側は、質問者が聞きたいことは何かを考えながら話を聞いて、そこへまっすぐに結論から答える。すると話がはやく、仕事もスムーズに進んでいきます。

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