単語の登録で入力スピードを上げる

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仕事を速くするためにはどうしたらよいか、効率よく行うためにはどうしたらよいか、色々と記事を書いています。この記事では、「単語登録を使おう」ということについて書きました。

WINDOWSでは、単語の登録をすれば長い言葉も数文字を入力して変換キーを押すだけで、すぐ変換できる機能があります。

単語登録との例

たとえば、

「あり」を入力して変換 ⇒ ありがとうございます。

「いつも」を入力して変換 ⇒ いつもお世話になっております。

「AB」を入力して変換 ⇒ ABC営業部長

といったようにです。

「いつも」だけ入力して変換キーを押せば、「いつもお世話になっております。」が出てきます。この単語登録で、入力の手間を省き、文章作成スピードを高めましょう。

単語登録の方法

単語帳への登録の仕方は、画面右下の方にある「箱のイラスト」みたいなアイコンをクリックし、「単語の登録」を選択します。

単語(D)・・・いつもお世話になっております。

よみ(R)・・・いつも

と登録します。

登録した後、いつものように入力して変換をしてください。そうすると、

いつも、何時も、一も、イツモに加えて、「いつもお世話になっております。」がリストの中に加わっています。「いつも」と入力して変換キーを押すだけで「いつもお世話になっています。」が入力できますので、文字すべてを入力する手間が省けます。良く使う言葉でかつ長めの言葉は、ぜひ登録して入力を省略すべきです。

短い文字は登録しても意味がない

1~2文字を登録して意味がありませんし、5文字程度までは登録しても入力スピードはあがらないです。

「こんにちは」を「こん」と入力して変換できるように登録しても、「こんにちは」を入力するのと「こん」を入力して+変換キー数回押すのでは、スピードは変わりません。

大量に登録する

この登録を10や20個するのではなく、100個、200個、300個といった量で登録するのです。仕事でよく使う言い回し、自分の業界で使う言葉を登録していきます。文書を書いていて、入力に手間のかかる言葉があればすべて登録していきます。

登録にルールをつくる

登録には、ルールを決めておくことが大事です。

自分がわかりやすいルールを決めればいいですが、私のルールを紹介します。ひとつ目のルールは、登録のほとんどを最初の2文字で行うことです。

「いつもお世話になっております。」であれば、「いつ」で登録

「明けましてあめでとうございます。」であれば、「あけ」で登録

最初の2文字だとわかりにくい場合には、3文字にするのもいいのですが、私はルールを多くしたくないのでほぼ2文字で統一しています。

2文字で登録以外のもう一つのルールは、ある言葉を登録するものです。

たとえば、メールで「○○報告書を送付いたします。ご確認お願いいたします。」といった言葉を定期的に使っていますから、「報告書送付」で登録をしています。「報告書送付」だけ入力して変換すれば、「○○報告書を送付いたします。ご確認お願いいたします。」の文章が出てきます。

一度、徹底的に登録をして活用できるようにしてください。入力スピード、文章作成スピードが驚くほど速くなります。

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