5分以内で片付くことはすぐに行い、仕事を速く進める

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タスクには大きいもの、小さいものさまざまにありますが、溜まっているタスクが無く、新たなタスクが発生したときにすぐに全力で取り掛かれるという状態がベストだと思います。

逆にタスクが溜まってくると、これもあれもやらなきゃと頭の中が焦ってしまったり、仕事の精度も落ちたりします。こういった状態になるのは、大きなタスクが溜まってくるというよりも、ちょっとしたタスクが溜まってきてしまうことがあるのではないでしょうか。

小さなタスクは、発生したときに即処理していくのがいいでしょう、というのがこの記事で言いたいことです。目安として5~10分以内でできるものについては、その場ですぐ処理をしてしまいます。しかもダッシュで行います。こういうふうにすれば、小さなタスクが溜まっていってしまうということが無くなります。

私が仕事している職場で、細かい仕事がいっぱい溜まっているなぁと言って、仕事をこなしている人がいますが、そのように「いっぱい溜まっている状態」にならないようにするのです。なにも溜まっていなければ、入ってくるタスクをすぐに処理していくこができ、仕事が早く片付いて行きます。

また、対応スピードの速さは、社内の人にも社外の人にも「おっ」と思わせることができます。

私が外部の業者に、商品やサービスのことについて、ちょっとした質問をしたときの話です。

「わかりました。社内で確認してこちらから電話するので、お待ちください」と言った後、すぐに数分後に答えをくれる人がいます。一方では、ちょっとしたことなのにその日の夕方になっても連絡をくれない人もいます。

これは、その場ですぐに処理しようとしているかしていないかの差ではないかと思います。おそらく返答の遅い人は、電話を切った後にすぐに社内に確認することはせず、あとで確認しようと考えて遅くなったということではないでしょうか。

質問をしたということは、その答えが無いと取り掛かっている仕事が進んでいかないことでもあるので、すぐに返答があると仕事もすぐ進めていくことができ、非常に助かるわけです。

 
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