仕事を速くするためにはどうしたらよいか、効率よく行うためにはどうしたらよいか、色々と記事を書いています。この記事では、「メールの返信方法」について書いています。
メールを読んだときに、「このメールはまた後で考えてから返信しよう。」とメールの返信を保留にしていることはありませんか？このいったん保留をするという行為によって、メール処理の時間に大きな影響が出てきます。
即返信する場合と後で返信する場合の比較
メールを読んだときにすぐに返信をする場合と、読んだ後に保留して後で返信する場合の流れを比較してみました。
すぐにその場で返信する場合
①メール内容を確認する
↓
②返信内容を考える
↓
③返信内容を入力する
↓
④送信する
という流れになります。一方、
後で返信する場合
①メール内容を確認する
↓
②返信内容を考えるが後で返信しようといったん保留にする。
↓
③その後落ち着いたときに再度メールソフトを開く
↓
④再度メール内容を確認する
↓
⑤返信内容を考える
↓
⑥返信内容を入力する
↓
⑦送信する
という流れになりますね。
後で返信すると再度読んだり考えたりすることになる
この2つを比較すると、後で返信する場合では、赤文字で書いた作業が増えてしまっています。いったんメール内容を考える、時間がたてばメール内容の詳細は忘れてしまいますから、再度メールを確認しなくてはいけない。この点がその場で即返信するときよりも増加する作業です。
わずかな違いかもしれませんが、私の場合は1日のメール処理件数は20～30件です。多い人は100件を越えるでしょうか。
後で返信しようとして1件あたりに＋1分かけていれば、1日20～30分余計な時間がかかっていることになります。
重要な話であれば、よく考える時間も必要ですが、ちょっとしたことであれば、今すぐ出す結論と少し考えてから出す結論に大差は無いことが多いはずです。
後で返信しようとせずに、読んだその場で返信をしてメール処理してしまうことをおすすめします。
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